Teletrabalho: reduzir custos para empresas e colaboradores

Nos últimos anos, temos vindo a assistir a uma mudança estrutural no mundo do trabalho: a adoção do trabalho híbrido – parcialmente presencial e parcialmente remoto – ou a do trabalho totalmente remoto. À medida que as tecnologias de comunicação evoluem e as mentalidades se adaptam, as empresas e os seus colaboradores estão a descobrir os benefícios económicos significativos associados a uma forma de trabalho que não requer a presença no escritório a tempo inteiro.

Neste artigo, exploramos os custos que as empresas e os colaboradores podem reduzir ao trabalharem de casa – ou, em alguns casos, de onde quiserem.

Como reduzir custos para as empresas, através do teletrabalho?

1. Os custos associados ao escritório reduzem significativamente (ou desaparecem)

Uma das maiores vantagens do teletrabalho para as empresas é a possibilidade de reduzir os custos associados a um escritório. Com menos colaboradores no local, as despesas com renda, equipamento, limpeza, segurança, eletricidade, ar condicionado ou aquecimento são drasticamente reduzidas. Isto otimiza os recursos financeiros, que podem ser aplicados a outras áreas da empresa.

No caso de a empresa ser 100% remota, os custos de um escritório desaparecem completamente. Nesse caso, o equipamento e os sistemas necessários ao trabalho remoto devem ser garantidos pela empresa, o que em princípio se traduzirá num custo bastante mais reduzido do que aquele de fazer a manutenção de um escritório.

2. Os custos associados à deslocação dos colaboradores desaparecem

Os custos de deslocação dos colaboradores de casa para o escritório e vice-versa podem reduzir significativamente com o trabalho híbrido, e desaparecem com o trabalho remoto.

Quando falamos de poupança em custos de deslocação, falamos de uma poupança financeira mas também de tempo, já que o tempo que não é usado em deslocações é tempo que o colaborador ganha para usar naquilo que quiser.

Paralelamente, o estudo “The future of work: from remote to hybrid”, levado a cabo pela Capgemini, demonstrou que o teletrabalho levou a um aumento da produtividade em 63% das empresas inquiridas.

3. Os custos com atração, formação e retenção de talento reduzem

Oferecer opções de trabalho flexível atrai talentos de todo o país, ou mesmo de outros países dependendo da empresa e do seu contexto, eliminando a necessidade de usar recursos na procura de colaboradores em áreas geograficamente restritas.

A flexibilidade de trabalhar de casa ou de onde quiserem tende a aumentar a felicidade e o bem-estar dos colaboradores, permitindo que a empresa poupe na formação e integração de novos colaboradores. Isto acaba por reduzir substancialmente os custos associados à gestão das pessoas, seja a nível de contratação seja na progressão de carreira.

4. As reuniões e interrupções desnecessárias são eliminadas

É natural, quando estamos reunidos com a equipa num escritório, que haja interrupções ocasionais sobre um tema “urgente”, ou a tentação de debater um tópico que pode ser abordado por e-mail ou numa reunião agendada.

O teletrabalho tende a levar a uma diminuição das reuniões e interrupções não planeadas, dando a oportunidade aos colaboradores de se focarem nas suas tarefas e organizarem melhor o seu tempo. Assim, reduzem-se os custos da empresa associados a horários e prioridades mal geridas.

Os colaboradores também tendem a reduzir custos com o teletrabalho

Não nos ficamos por aqui, pois também para os colaboradores existem vantagens no teletrabalho ou trabalho híbrido. Estes, à semelhança das empresas, acabam por reduzir muitos custos em relação ao trabalho estritamente presencial.

1. Poupança de tempo e dinheiro

Vários aspetos do trabalho híbrido e do teletrabalho representam uma poupança de tempo e dinheiro para os colaboradores das empresas:

• Os custos de deslocação reduzem ou desaparecem. Isto representa uma poupança de dinheiro para os colaboradores, se forem habitualmente pagos por eles, seja através do salário líquido seja através de benefícios, uma vez que este valor pode ser canalizado para outras esferas. Por outro lado, o tempo poupado em deslocações pode fazer a diferença ao longo da semana: suponhamos que uma determinada pessoa demora meia hora a chegar ao escritório. Isto significa que passa uma hora por dia em deslocações de e para o trabalho. Se for duas a três vezes por semana ao escritório em vez de ir todos os dias, poupa 2 a 3 horas por semana e, se trabalhar em regime 100% remoto, poupa 5 horas de deslocação semanais. Ou seja, trata-se de 22 horas por mês (assumindo um mês de 22 dias de trabalho) que podem ser usadas noutras coisas, como descansar, passar tempo com a família e com os amigos, ou fazer tarefas domésticas, entre várias outras.

• Nos dias em que trabalham remotamente, os colaboradores podem poupar em cafés, snacks e refeições fora de casa.

• Ao fazerem teletrabalho, os colaboradores podem ficar com os filhos em dias em que estes estão doentes e/ou não têm escola, poupando em soluções de babysitting e não tendo de faltar ao trabalho.

• Ao trabalharem em regime híbrido ou 100% remoto, em que têm de se deslocar ao escritório ocasionalmente ou mesmo nunca, os colaboradores podem escolher viver numa área com valores imobiliários mais acessíveis, se lhes convier, o que reduz bastante os custos associados ao seu estilo de vida.

2. Possibilidade de trabalhar mais confortavelmente

O teletrabalho permite aos colaboradores personalizar o seu ambiente de trabalho, tornando-o mais confortável. Isto pode levar a uma maior satisfação no dia-a-dia, que eventualmente se reflete em todas as vertentes da vida dos colaboradores (níveis de energia mais elevados, um sono mais reparador, maior produtividade, etc.).

3. Maior equilíbrio entre esfera pessoal e profissional

O teletrabalho pode facilitar um maior equilíbrio entre a esfera pessoal e a esfera profissional, uma vez que o facto de as pessoas poderem trabalhar de casa ou de onde quiserem dá-lhes um maior leque de horas para passar com a família, os amigos, no campo, ou junto ao mar.

4. Oportunidade de desenvolver e manter um estilo de vida mais saudável

Trabalhar no escritório todos os dias significa muitas vezes que os colaboradores não têm tempo suficiente para cozinhar, recorrendo a refeições rápidas ou encomendadas, muito menos passar tempo com a família, com os amigos, ou mesmo com eles próprios.

Para além de todos os fatores mencionados acima, que podem contribuir significativa e positivamente para a saúde mental dos colaboradores, o tempo que poupam a trabalhar de casa, nomeadamente em deslocações, pode ser canalizado para cozinhar, para passear à hora do almoço ou depois do trabalho, e no geral para fazer aquilo que lhes traz tranquilidade e bem-estar.

Também é mais fácil introduzir uma rotina consistente de exercício quando se faz teletrabalho, cortando nos custos com médicos e tratamentos reativos.